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Utilización de herramientas tecnológicas en tu institución

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Utilización de herramientas tecnológicas en tu institución

Vivimos en una era en donde las herramientas tecnológicas se han convertido en parte indispensable para nuestro trabajo. La atención al cliente es sumamente importante para cualquier empresa o institución, es por ello que recomendamos la utilización de diversas herramientas para mantener contacto y una comunicación efectiva con cada uno de los prospectos.

Mantener contacto con tus prospectos siempre es una buena idea, ya que a través del contacto puedes conocer cuáles son las necesidades del prospecto con respecto a tu institución educativa y poder ofrecerle los servicios que necesita en tiempo y forma.

 
Como modo de acercamiento a tus prospectos, recomendamos utilizar algunas herramientas tecnológicas, esto te permitirá tener algunos de sus datos precisos para contactarles por otro medio, o podrás ahorrar tiempo al saber el motivo de su consulta. También es necesario que consideres que hoy en día uno de los factores más importantes para nuestros clientes es la rápida atención y la efectividad en la comunicación, esto es, ellos buscan resolver sus necesidades de forma inmediata, tu rápida respuesta será tu mejor carta de presentación.

ALGUNAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS QUE HACEN EL CONTACTO CON LOS PROSPECTOS MÁS RÁPIDO Y SENCILLO

CRM
Es necesario contar con esta herramienta que te permitirá llevar un seguimiento adecuado de todos y cada uno de tus prospectos, además de que en él podrás englobar cada uno de tus procedimientos y así facilitar tus actividades como envíos masivos de publicidad, almacenamiento de información o una agenda detallada del seguimiento de tus prospectos.


Los CRM para escuela permiten tener informes de datos recopilados en tiempo real. Puedes identificar patrones para tener una mejor gestión de tu proceso de inscripción. Obtener reporte y mediciones en tiempo real de:

 

  • Estatus de cada registro y su evolución.
  • La demanda de tu oferta académica.
  • Medio o canal de cada registro o prospecto.
  • Evolución de trabajo de tu equipo de atención.

Mailing automatizado
Lo que te ahorre tiempo es bienvenido a esta nueva era, por tanto una de las herramientas más funcionales para enviar publicidad o promociones es el mailing automatizado. Puedes ayudarte de plataformas para el envío de publicidad, informes y otros archivos a través de esta funcional herramienta.


Al automatizar el envío y gestión de tu base de datos puedes tener grandes ventajas como:

 

  • Ahorro de tiempo
  • Integración de múltiples canales
  • Personalizar cada mensaje
  • Segmentar tu base de datos para mayor impacto

 

Redes sociales
Hoy las redes sociales no solamente son parte del entretenimiento, se han convertido en un medio de información y alcance para muchas empresas, el uso de ellas puede llegar a generar más de lo que imaginas, pueden ser un medio de fidelización de clientes, así como ayudarte a fortalecer el posicionamiento.


WhatsApp
Actualmente puede ser considerado uno de los mejores canales para hacer campañas. También puedes dar informes a través de esta herramienta, y sin duda, es parte de la comunicación que hoy conocemos como formal.


Chatbot
Muchas veces los clientes requieren de respuestas y seguridad de que están hablando con alguien. Esto representa un gran reto, pero hoy en día no es así gracias a las plataformas que nos ofrecen el Chatbot o chat en vivo. Queremos hablarte más a fondo de esta herramienta que puede marcar una diferencia para la relación con tus clientes.

UTILIZACIÓN DE UN CHATBOT HOY EN DÍA

Queremos que hoy conozcas una herramienta especial, la cual recomendamos ampliamente para mantener tu contacto con prospectos y clientes.

 
Un chatbot va mucho más allá de ser solamente un chat en vivo, donde una persona se encuentra en espera de la respuesta de otro. Un chatbot te permite conectar de forma inmediata con tus prospecto o cliente y darle una respuesta rápida sin necesidad de perder tiempo.


Primeramente definamos qué es un chatbot. La forma más sencilla de explicarlo es: un asistente virtual que se comunica con tus clientes o prospectos a través de mensajes de texto. Este tipo de chat puede integrarse a cualquier otra plataforma de mensajería, desde WhatsApp, Facebook, Messenger Telegram o incluso Twitter. A través de un chatbot, podrás interactuar con tu cliente o prospecto, podrás resolver sus necesidades y cualquier tipo de dudas, todo esto sin la necesidad de una persona física respondiendo en tiempo real. Como lo hemos mencionado antes, esto te ahorrará tiempo valioso para llegar al punto preciso de la necesidad del cliente. Sin duda esto representa que el chatbot tiene la ventaja de responder de forma automática sin importar la hora o el día que sea.


El principal propósito de contar con esta herramienta, es llevar a un cliente potencial a formar parte de tu comunidad o adquirir tus servicios.

VENTAJAS DE UTILIZAR UN CHATBOT

Para considerar el uso de un chatbot es necesario que conozcas primero cuáles son sus ventajas y qué tan conveniente será su utilización para tu institución educativa.


1- Su inteligencia artificial les permite aprender ciertos comportamientos
Debido a que los chatbot trabajan con algoritmos, permiten ser intuitivos de cierta manera, es decir, aprenden ciertos hábitos, preferencias y gustos de los usuarios, por lo tanto cada día evoluciona ofreciendo un mejor servicio a los clientes en tiempo real.


2- Ayudan a obtener datos de tus prospectos
Para obtener datos personales como teléfono o correo electrónico entre otros, no hay mejor manera que a través del chatbot, ya que este lo hará de forma amigable y sutil. Mayor posibilidad de conversión, así como obtención de datos necesarios para ti como institución.


3- Mejora considerablemente tu imagen como institución
Debido al vuelco tecnológico que estamos viviendo, hoy en día es necesario estar actualizado en todas las áreas. La utilización de una herramienta como lo es un chatbot podrá generar una excelente imagen de tu institución ante tus prospectos y usuarios.

 
4- Mayor atención al cliente
Con todas las respuestas que un chatbot es capaz de dar a cada usuario, es indiscutible mencionar lo mucho que aumenta la atención al cliente, ya que a través de esta herramienta se logra llegar a la necesidad real del consumidor, así como poder resolver todas sus dudas.


5- Comunicación personalizada
La experiencia del usuario no puede ser mayor que la de tener comunicación personalizada. Mientras mayor y personal sea la comunicación es más sencillo lograr el final deseado.

 
6- Costo
Ya que un chatbot no requiere de asistencia personal, representa un gran ahorro de dinero para ti. Atiende a los prospectos en tiempo real, sin necesidad de una persona física, razón por la cual reduce de forma considerable los costos.


7- Mayor número de ventas
Debido al poco tiempo de espera que tienen los usuarios al interactuar en alguna plataforma digital, es necesario que el tiempo de respuesta sea rápido o si es posible, inmediato, por ello es mejor la utilización del chatbot, este dará respuesta inmediata a los usuarios, y culminará con la venta.

 
Podríamos seguir enlistando más de las ventajas de contar con un chatbot para tu institución. Pero debes saber que no habrá nunca el tiempo perfecto para añadirlo a tu estrategia de marketing, siempre será un buen momento de hacerlo y traerá solamente beneficios para ti y tus usuarios.

 
La utilización de un chatbot ayudará a tus usuarios a responder preguntas acerca de tus productos o servicios, envíar mails a tus prospectos, también da la oportunidad de acercamiento mucho más rápida por parte de tu prospecto lo cual da una sensación de proximidad, entre otras cosas.

RECOMENDACIONES DE PLATAFORMAS PARA CHATBOT

Si ya te has convencido y quieres implementar esta herramienta en tu institución, aquí te dejamos algunas recomendaciones. Cada vez surgen más plataformas para hacer uso de esta herramienta. Algunas de nuestras recomendaciones son: Chatfuel, Botsify, Chattypeople, Pandorabots, ChatCompose, Rebot.me, ChatScript, entre otros. Seguramente alguno de ellos será de mucha utilidad para tu institución.

ENTRA A LA NUEVA ERA USANDO UN CHATBOT

La utilización de un chatbot te ayudará a mantenerte actualizado y traerá ventajas innegables para tu institución. No podemos negar el hecho de que cada día nos encontramos en constante actualización debido al avance tecnológico, pero una manera de mantenernos actualizados es cambiando y mejorando nuestras herramientas cada día más. Un chatbot representa mayor valor para los prospectos, así como para cada institución.

 
Un chatbot cada vez está mejor equipado en cuestión tecnológica por eso es capaz de conocer de mejor manera algunos de los comportamientos de tus prospectos.
Te recomendamos esta herramienta como un medio para generar mayor número de ventas y tener acercamiento o proximidad con tus prospectos.

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Conoce los tipos de fraudes después de la pandemia

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Conoce los tipos de fraudes después de la pandemia

Por desgracia, cada vez es más común ser víctima de un fraude. Las bases de datos se han convertido hoy en día en una mina de oro para grandes corporaciones, vendedores y recolectores de información. Por ello, es necesario ser muy cuidadosos con nuestra información personal, así como de nuestro correo electrónico, ya que esa es una de las herramientas más importantes que los estafadores usan para hacernos caer en sus trampas. Si algo es cierto, es que a raíz de la pandemia por Covid-19, las estafas realizadas de forma digital aumentó en gran medida. No podemos negar que existen, y que cualquiera puede ser víctima, pero es mejor prevenirnos antes que pasar un muy mal rato.


Antes de darte algunas de nuestras recomendaciones para que evites este inconveniente, queremos que conozcas algunos de los tipos de fraude más común y puedas hacer algo al respecto.

TIPOS DE FRAUDE

El primer tipo de fraude del que queremos hablarte es la suplantación de identidad, o crimeware. A través de este fraude, la persona se hace pasar por una empresa de confianza, otra persona o un servicio de confianza, es decir, suplanta la identidad de un tercero para obtener datos e información, generalmente buscan la forma de que la víctima dé información confidencial, o bien, dé click a algún enlace. Una de las prácticas más comunes de estos estafadores, llamados phishers, es el envío masivo de emails o correos electrónicos. Las llamadas también son comunes, en ellas piden información a sus supuestos clientes; los mensajes de texto o SMS son también parte de sus técnicas de engaño.

Dentro del phishing, el estafador puede usar un enlace para que la víctima acceda a él, de esta forma pueden acceder a sus datos de usuario y contraseña.

Hay otro tipo de fraudes, por ejemplo la instalación de software malicioso o con otra intención, este puede ser llamado también bomba lógica o malware. Lo que sucede aquí, es que el usuario descarga un software de un sitio no legítimo o falso, y a través de ese software los estafadores tienen acceso a sus datos personales.

También es muy común la utilización de recibos de pago falsos, pueden ser bancarios o de compañías reconocidas.

 

El pago que realiza la víctima de este fraude, es depositado a la cuenta directa de los estafadores y no al banco o compañía que creía haberlo hecho.

El robo de datos de tarjetas bancarias es algo muy común también. Este tipo de fraude se da a través de sitios falsos, donde se pueden realizar supuestas compras y solicitan datos de pago por lo tanto, el usuario introduce la información completa de su tarjeta bancaria, así le da oportunidad a los estafadores de hacer compras con su tarjeta. En ocasiones, el usuario se percata de esto hasta que llega su estado de cuenta, para esto, ya es demasiado tarde.

Si algo de esto te llegará a ocurrir, te encontrarías en riesgo, pues tu información y datos personales podrían ser usados más de una vez por diferentes estafadores.


El uso de información y datos personales no autorizados es un tema muy serio. La Ley Federal de Protección de Datos Personales estipula que nadie puede utilizar tu información y datos personales sin tu previa autorización. Por ello es importante que sepas que estos son delitos graves y tienes el derecho y la responsabilidad de denunciarlos.

Nuestra intención al mencionarte esto, es que tengas mucho cuidado a quién le das tu información personal y cuidado de quiénes tienen acceso a ella, además de que la utilización de la misma sea única y exclusivamente con los fines para los cuales tú la otorgaste, por ejemplo a entidades bancarias, grandes compañías o contratos con compañías de servicio.

CÓMO PUEDE EVITAR FRAUDES UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Debes saber que las instituciones educativas se encuentran también en riesgo de ser víctimas de fraude, pero hay algunas prácticas que pueden evitar esto último. Contar con una base de datos de prospectos es una herramienta para ti, de esa misma base puedes empezar a generar ventas e inscripciones en tu institución educativa. Pero qué pasa si no tienes un buen respaldo de esta base de datos, o cualquiera de tus colaboradores puede tener acceso a una descarga de esta información. Correrías el riesgo del que hablábamos anteriormente.

Como escuela o institución educativa, puedes evitar el fraude en línea a través de la buena gestión de la información que obtienes de tus prospectos y alumnos. El uso de programas especializados para almacenar información y la correcta práctica de mailing te evitarán muchos problemas. Puedes buscar programas de mailing que sean serios y no permitan que tus correos electrónicos se conviertan en spam, por ejemplo: SendinBlue, Benchmark Email, MailerLite, MailRelay, Doppler, MDirector, entre otros.

EVITA EL FRAUDE COMO USUARIO DE CUALQUIER SITIO EN LÍNEA

Como usuario de cualquier sitio, también hay varias recomendaciones que puedes seguir para evitar ser víctima de uno de los tipos de fraudes que te mencionamos.


Por ejemplo: evita a toda costa, registrarte en sitios que parezcan sospechosos, no te registres en cualquier sitio. Busca que sea una página legítima, esto lo podrás comprobar al ver la URL completa del sitio en el que te piden información. Ten mucho cuidado con este punto.


No des datos personales por teléfono y tampoco compartas tus datos a través de redes sociales, aunque sea por mensaje, nunca lo hagas.


No te dejes llevar por publicidad de regalos o premios muy grandes, la mayoría de las veces resultan ser una estafa.


Verifica en todo momento, la identidad legítima, seriedad y sobre todo, la reputación de las tiendas o vendedores a través de los cuales obtienes un producto o servicio. Esto lo podrás comprobar si el sitio tiene opiniones o reseñas, si no se ve confiable, en definitiva, no te arriesgues.


Evita teclear tu información personal en una computadora no personal o que es de uso compartido, como ciber cafés. Tu información personal puede quedar guardada en dicho dispositivo.


Al recibir correos electrónicos con enlaces, ten mucho cuidado de no ir rápidamente a ellos. Primero verifica el destinatario del correo electrónico, si el nombre del usuarios de dicho correo no es directo de la compañía, no abras ningún enlace, reporta de inmediato el correo y bloquea al usuario.


Sigue estas recomendaciones y podrás evitar ser víctima de un estafador.


Como podrás darte cuenta, los fraudes están a la orden del día y mucho más ahora que nuestras dinámicas tanto de trabajo como estudios han cambiado a una forma completamente digital. Es por esa razón que no podemos confiar en cualquier sitio o correo electrónico que encontramos en nuestra bandeja de entrada. Sigue estas recomendaciones y podrás evitar ser víctima de un estafador, además de siempre verificar los sitios a los que accedes, así como los vendedores con los que te contactas.

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Estrategias inteligentes en Facebook para escuelas

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Estrategias inteligentes en Facebook para escuelas

¿Tienes claro el objetivo de contar con una página de Facebook para tu escuela? Esta red social no sólo sirve para que cualquier persona pueda encontrarte, sino también como plataforma para crear una comunidad, comunicar ideas, promocionar eventos académicos, interactuar con tus seguidores y mucho más. Revisa las siguientes cuestiones y evita los errores más comunes que cometen las instituciones académicas en Facebook.

¿CÓMO CREAR CONTENIDO DE VALOR?

Tu Fan Page de Facebook para instituciones educativas no es un lugar para poner simples fotos de tus alumnos usando el laboratorio. Eso no es divertido ni genera interés. Antes de publicar algo piensa: ¿esto tiene contenido de valor para mi comunidad? Es MUY importante que lo que publiques sea útil para tus seguidores y lo suficientemente atractivo para que ellos quieran compartir tu publicación.

¿ESTÁS REALMENTE INTERACTUANDO?

No olvides que Facebook es una red social, y como tal, es importante que no sólo generes contenido de valor, sino que también participes en otros grupos que tienen relación con el sector educativo. Trata de interactuar frecuentemente y aportar opiniones y contenido de valor a otras comunidades. Esto fortalecerá tu prestigio en esta red y servirá de ancla para que te visiten.

¿TIENES UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN?

Aprovecha todas las herramientas que Facebook te ofrece. Comunícate con tus seguidores en los horarios adecuados, segmenta a tu audiencia o deja establecida la fecha en la que publicarás tus siguientes mensajes. Podrás encontrar las herramientas para poder llevar a cabo todo esto dentro de tu página de Facebook.

¿ESTÁS FOMENTANDO LA PARTICIPACIÓN CON TUS SEGUIDORES?

Al conformar una red social como Facebook para tu institución, uno de tus objetivos principales será propiciar que tu comunidad comente, comparta y se comunique. Para ello haz preguntas, juegos, trivias y crea contenidos lo suficientemente interesantes como para propiciar la buena participación entre tus seguidores.

¿LIGAS BIEN LA VIDA ACADÉMICA CON TU COMUNICACIÓN EN FACEBOOK?

La interacción en tu Fan Page de Facebook debe de tener congruencia con la vida académica que desarrollas en tu escuela. No cometas el error de creer que son dos actividades separadas. El objetivo de esta estrategia es que tu comunidad de estudiantes, proveedores, padres de familia y maestros encuentren en Facebook una continuidad de la vida académica que se desarrolla en tu escuela y que participen como comunidad aportando ideas y contenido de valor.

¿ESTÁS CUIDANDO TU IMAGEN INSTITUCIONAL?

Ninguna publicación es interesante si no está acompañada de una imagen o video. Las personas somos visuales y es muy importante que las imágenes que publiques tengan congruencia con tus mensajes. Además, deberán ser fotografías atractivas y en donde SIEMPRE se vea el logo y los colores de tu institución académica. No publiques fotos mal tomadas de un celular; tómate el tiempo de mejorarlas y darles calidad. La calidad de tu imagen y publicaciones habla de la calidad de tu nivel educativo como de el nivel de escuela que deseas proyectar.

¿TU PÁGINA DE FACEBOOK INCLUYE TU INFORMACIÓN BÁSICA?

Parecerá muy rudimentario, pero la información de tu institución deberá siempre de estar completa y actualizada en tu página de Facebook. Muchas personas utilizan esta plataforma para buscar escuelas y es vital que puedan comunicarse contigo por cualquier medio (teléfono, página web, email, instagram,ubicación, horarios de atención y WhatsApp).

¿CONTESTAS RÁPIDAMENTE CUANDO RECIBES COMUNICACIÓN POR FACEBOOK?

Deberás tener especial atención en contestar todas las dudas, comentarios y mensajes de tu comunidad. Revisa tu bandeja de mensajes diariamente y comunícate con los usuarios lo más pronto que puedas. Esto será bien visto por tu comunidad y podrá servirte a ti como termómetro para medir la importancia de tu página de Facebook institucional. La persona ideal para administrar tu cuenta será aquella que conozca todo lo que sucede dentro de la vida académica de tu escuela y que tenga acceso a todas las plataformas que utilizas.

¿Sabías que en tu como administrador de una página de Facebook puedes ver tu calidad de respuesta?

Entra como administrador a la página de Facebook de tu colegio, después ingresa a “Estadísticas” y allí verás varios indicadores, y entre ellos pon antención en “Nivel de respuesta”

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Perfecciona la estrategia de marketing digital para escuelas

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Perfecciona la estrategia de marketing digital para escuelas

CONTESTA LAS SIGUIENTES 5 PREGUNTAS CON UN “SI” O UN “NO”:

  1. ¿Tu estrategia de marketing digital para escuelas genera tráfico o visitas?
  2. ¿La información digital que manejas invita a tus visitantes a realizar determinada acción?
  3. ¿Se suscriben más alumnos con tu estrategia de marketing digital actual?
  4. ¿Haces alguna promoción mediante tu comunicación digital
  5. ¿Cuentas con un CRM para escuelas en donde le des seguimiento a los alumnos interesados en incorporarse a tu instituto?

Si contestaste “no” a más de 2 de las preguntas anteriores, tienes un serio problema con la estrategia de marketing digital en tu escuela. ¡No te asustes! Lo mejor que puedes hacer para incorporar tácticas y lograr mejores resultados con tu estrategia es tomar en cuenta los siguientes consejos.

El principal objetivo para incorporar una estrategia de marketing digital para escuelas es lograr captar a alumnos interesados en pertenecer a tu instituto educativo. El éxito de tu estrategia dependerá de cuánto tráfico lleves a tus medios digitales mediante las diferentes acciones que apliques. Este tráfico se convertirá en posibles candidatos, los cuales puedes gestionar mediante un CRM para escuelas y lograr “enamorarlos” para que se inscriban en el siguiente periodo escolar o en un futuro.

Es muy importante dar un seguimiento adecuado a estos candidatos que llegan mediante tu estrategia de marketing digital, pero antes de eso, hay que tener muy claro cómo trabajan las diferentes herramientas digitales con las que cuentas y organizarlas de tal manera que obtengas los resultados que esperas.

Antes que nada, ojo: CONTAR CON UNA PÁGINA WEB Y POSTEAR DIARIO EN FACEBOOK NO ES TENER UNA ESTRATEGIA DE MARKETING DIGITAL PARA ESCUELAS. Como dice nuestra amiga Andrea Pallares, -muchas escuelas creen que con tener una página web ya entraron a la era digital y el tráfico de posibles candidatos vendrá por sí solo-. No es así; se requiere de una mezcla de plataformas, tácticas y actividades para lograr que tu estrategia REALMENTE funcione.

Como puedes ver en la imagen de arriba, tu página web tiene que ser el centro de tu estrategia de marketing digital para escuelas, ya que en ella se concentrará el tráfico de todas las demás herramientas digitales que dispongas para contactar a tu posible comunidad de alumnos (redes sociales, anuncios web, etc.). Es por esta razón que tu página web debe de estar bien construida, actualizada, debe de ser sencilla de comprender e invitar a las personas a que permanezcan en ella lo más posible.

Una vez revisada tu página web, aquí tienes 6 consejos para lograr perfeccionar la estrategia de marketing digital en tu escuela:

1. Trata de generar más tráfico valiéndote de herramientas como realizar videos, postear en redes sociales, realizar estrategias de mailing y contratar a expertos en posicionamiento web (SEO), para que te ayuden a generar este movimiento hacia tu página web.

2. Una vez que lleves tráfico a tu página web, tienes que lograr que tus visitas realicen alguna de las siguientes acciones: navegar por tu página, comunicarse contigo para más información, inscribirse a tus cursos o recomendar tu página a alguien más. Para ello, la información que tienes en tu página debe de ser atractiva, informativa y pertinente. ¿Cómo puedes lograr eso? Incorpora imágenes sugestivas, información rápida de leer y comprender, videos de diferentes temas y sobretodo: QUÉ ES LO QUE TE HACE ÚNICO COMO INSTITUCIÓN EDUCATIVA.

3. Cuando cumplas con el punto 2, tu deber es lograr que toda acción lleve a una posible suscripción a tu escuela. Para ello es necesario que puedas generar prospectos o leads para poder darles seguimiento mediante un CRM para escuelas y que, con el tiempo y una estrategia de comunicación, puedas persuadirlos para que en un futuro se encuentren listos para inscribirse.

¿Cómo puedes lograr esto? Es muy importante que cuentes con un registro. Incorpora a tu página web un formulario para que automáticamente los interesados se registren (¡ni siquiera tienes que hacer ese trabajo tu!). Para ello sé creativo e incorpora a tu página web videos, e-books, tu modelo educativo o cualquier información atractiva para que, a cambio de ella, las personas tengan que dejar sus datos.

Una vez que logres convertir visitas a leads de forma automática mediante tu página web, será más fácil seguir con tu estrategia de comunicación y venta gestionándolos mediante un CRM para escuelas o cualquier sistema que tengas para ello.

4. Establece una mini estrategia de pre-venta para interesar a tus visitas y enseñarles lo que pueden encontrar en tu escuela. Para ello dales acceso a un periodo de prueba, la oportunidad de incorporarse a un mini curso, ofréceles toda la información que requieran, inscríbelos a una newsletter… Es decir, ofrece algo de valor para convencerlos que tu escuela es la mejor opción para ellos.

5. Ten MUY claras las promociones que puedes ofrecer y hazlas destacar. ¿Cuentas con descuentos en la inscripción o las colegiaturas? ¿Qué garantía les ofreces a tus candidatos para estudiar en tu escuela? Toda promoción que se te ocurra y que puedas realizar, destácala y hazle saber a tus visitas que perderían mucho si no aprovechan tus promociones.

6. ¿Ya cuentas con un CRM para escuelas? Es muy importante dar seguimiento a todo aquel que se interese en tu escuela. Los posibles alumnos se desmotivarán si no te comunicas con ellos inmediatamente. Recuerda que, aunque no todos los interesados se encuentren listos para inscribirse en este preciso momento, tal vez en un futuro sí lo hagan, y es importante que puedas dar seguimiento a estos candidatos mediante la fácil gestión que un CRM para escuelas te puede ofrecer y sobre todo medir los resultados y analizar datos para evaluar tu tasa de conversión en tu proceso de inscripción.

Como ves, una estrategia de marketing digital para escuelas va mucho más allá de contar con una página web que sirva únicamente como panfleto y postear frecuentemente en el Facebook. Al incorporar los tips anteriores, lograrás un incremento en el tráfico dentro de tus medios digitales, te comunicarás mejor con tu comunidad y lo más importante: lograrás atraer a nuevos alumnos. Pruébalo y en muy poco tiempo notarás una gran diferencia.

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Explota al máximo las oportunidades de un CRM para escuelas

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Explota al máximo las oportunidades de un CRM para escuelas

AHORRO EN LAS ESTRATEGIAS

No estamos diciendo que con Kapta no necesitarás estrategias, sino que un CRM te ayuda no requerir de ciertos gastos para conocer a tu mercado y sobre todo a tener una visión clara del estatus del cumplimiento de los objetivos de tu estrategia. Kapta te permitirá tener una visión global de lo que sucede en tu equipo: cuántos candidatos registran, cuáles de ellos terminan convirtiéndose en alumnos inscritos, qué miembro de tu equipo registra más y da un mejor seguimiento a cada aspirante, por qué medio llegan tus aspirantes… Todo esto lo podrás ver de manera automática en los reportes que se generan en tiempo real.

¿Quieres ver si tu equipo está cumpliendo la meta fijada al principio del ciclo de inscripciónes? ¿Quiéres ver qué está sucediendo con los registros declinados? ¿Necesitas saber cuál es el medio más efectivo por el que llegan tus aspirantes para tu futura estrategia de marketing? Bueno, pues Kapta te puede ayudar.

Por otro lado, parte de la estrategia de inscripciones de nuevos alumnos está en cómo tu equipo brinda el seguimiento al aspirante en el momento oportuno. Un CRM te brinda la posibilidad de definir en qué etapa del proceso está el aspirante y brinda herramientas a tu gente para ayudarlos a que se convierta en alumno mediante recordatorios para llamadas, historial de acciones y datos de cada aspirante así como calendarización de visitas al campus.

AHORRO EN TIEMPO

Una de las características por excelencia de un CRM es que permite la automatización de tareas. Es decir, que le permite a tu equipo evitar la llamada “talacha” para que pueda enfocarse en lo realmente importante: conseguir más aspirantes idóneos y convertirlos en alumnos. Entre algunas de las acciones que puedes automatizar, está el envío de correos personalizados a los aspirantes informándoles la etapa del proceso a la que acaban de llegar, recordatorios para realizar llamadas de seguimiento, emisión de fichas de inscripción y recibos, tener listado detallado de todas las acciones que se han realizado con un aspirante, y desde luego, los reportes de las actividades de tu equipo.

AHORRO EN RECURSOS

Por ejemplo, puedes enlazar Kapta con tu página web para que, en el momento que alguien solicite informes en ella, se vuelva un prospecto listo para darle seguimiento dentro de nuestro CRM. Esto además de ahorrar tiempo, también evitará que necesites varios sistemas de captación de leads ya que todos se concentran en un solo lugar.

Y aunque no es el mayor de todos tus gastos, Kapta también te ayuda a ahorrar en papel e impresiones, al tener en cualquier computadora disponibles los formularios, calendarios, y gráficos de reportes. ¡Los archiveros, agendas y post-its pueden ser cosa del pasado en varias áreas de tu escuela!

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Así funciona un CRM para escuelas

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Así funciona un CRM para escuelas

¿Los procesos de inscripción en tu escuela funcionan bien? Si es así, ¡qué bien! Sin embargo, quizá el potencial para mejorar podría ser mucho mayor y no lo sabes; tal vez estás dejando ir muchos alumnos potenciales o tu equipo encargado de dichos procesos no tiene las herramientas ideales para capitalizar sus aptitudes. Si crees que los procesos de inscripción de tu escuela pueden mejorar, un CRM para instituciones educativas te puede ayudar.

PRIMERO QUISIÉRAMOS RECORDARTE QUÉ ES UN CRM

La tecnología ahora nos permite tener un sistema gestor de relaciones de clientes (Customer Relationship Manager) que concentra toda la información de tus clientes y clientes potenciales para que tu equipo de trabajo pueda darles seguimiento, en este caso antes y durante su proceso de inscripción. Es como tener en un software una agenda de los datos de contacto de tus aspirantes y alumnos, un tablero con el estatus de inscripción en el que están, los folders con su documentación, notas con aclaraciones e incluso los post-its donde pones los recordatorios para realizar llamadas o citas. ¡Todo eso en un solo lugar y al alcance de todo tu equipo!

LAS HERRAMIENTAS MÁS COMUNES EN LAS ESCUELAS

La mayoría de las escuelas dan seguimiento al proceso de inscripción mediante hojas de Excel; es un programa que la mayoría sabe usar, ahorra el papel escrito que se puede traspapelar y a la larga acumula espacio y tiene funciones que facilitan ciertas automatizaciones.

No obstante, un Excel está hecho básicamente para realizar cálculos. Es óptimo para tener visualmente todos los datos de los aspirantes y buscarlos fácilmente pero se queda corta al brindar un verdadero historial de la experiencia con el aspirante (añadir observaciones, el historial de llamadas, quién las realizó y cuándo, qué se dijo…). Si bien se puede, toma bastante tiempo.

Por otro lado, compartir la información de un Excel entre varios miembros de un equipo para entre todos trabajarla puede generar que la información se cruce o se pierda en el camino entre la copia de la copia ya que esto está a merced de errores humanos.

Aunque las fórmulas te pueden ayudar a sacar un reporte global de todos los resultados, las hojas de Excel te pedirán antes que crees el armado de este reporte que será bastante laborioso si lo quieres detallado y bien estructurado.

UNA HERRAMIENTA CREADA ESPECÍFICAMENTE PARA AYUDAR A LAS ESCUELAS

Pensarás: «Bueno, pero así es esto, ¿no? No podría haber una mejor forma de hacerlo». Pues bien, en esta era digital hay cada vez más opciones para mejorar la forma de trabajar de todos. Un CRM para escuelas como Kapta te permite no solo concentrar toda la información sobre tus aspirantes e inscritos sino además:

  • Tener toda la información actualizada en tiempo real online: no importa si a tu equipo le toca trabajar desde casa, todos podrán hacerlo siempre que estén conectados a internet. No necesitan descargar ningún programa y todos podrán trabajar con la información actualizada en tiempo real. Si llegaran a perderse los documentos en un archivero o los almacenados en una computadora… en Kapta la información sigue disponible 24/7.
  • Obtener de forma automatizada el historial del proceso de cada aspirante: cuándo se subió el registro, qué miembro del equipo lo hizo, observaciones y comentarios… así como identificador de cada etapa para generar un flujo de trabajo claro y detectar qué aspirantes falta de dar seguimiento. Esto ahorrará tiempo para que tu equipo solo tenga que centrarse en los datos del aspirante y brindar tanta información como desee para poder crear una relación más completa con los aspirantes.
  • Generar alertas para agendar llamadas y visitas con toda la información del aspirante en pantalla para poder brindar una atención personalizada. También se puede asignar a un miembro del equipo para que se encargue de determinados prospectos.
  • Crear listas indicando los documentos necesarios e irlas palomeando conforme se van entregando e incluso generar automáticamente fichas de inscripción y recibos de pago personalizados una vez que se marque la validación de datos y el pago.
  • Y finalmente, tener en cualquier momento reportes en tiempo real del desempeño de tu equipo, del proceso de inscripción de los aspirantes, así como de otros medidores que te podrán ayudar a afinar tu próxima estrategia de captación de alumnos.
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Fortalecer tu base de datos es fundamental para tu institución educativa

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Fortalecer tu base de datos es fundamental para tu institución educativa

Existen muchas herramientas para hacer publicidad a tu escuela y mejorar las ventas de forma considerable, Una de esas herramientas y la que deberías estar utilizando ya, es Google Analytics, es por ello que creemos, debes aprender cómo funciona y cuáles son las características que lo diferencia de otras plataformas de publicidad.

Antes de comentarte cuáles son algunas de las maneras en que Google Analytics puede generar muchas ventas para tu institución, definamos qué es y cómo funciona esta plataforma.

Google Analytics es un servicio ofrecido por Google que genera estadísticas detalladas sobre los visitantes de cualquier sitio. Se da por supuesto que tienes una cuenta activa en Google.

CONOCE EL FUNCIONAMIENTO DE GOOGLE ANALYTICS

Google Analytics es una herramienta de publicidad PPC (Pay-Per-Click, en español pago por clic) creada para ayudarte a entender mejor cómo los visitantes encuentran y utilizan tu sitio web.

Google Analytics es una excelente manera de mejorar su campaña de marketing en Internet, ya que proporciona información sobre los tipos de anuncios que atraen los clics, de modo que puede racionalizar los recursos para los anuncios con mayor potencial. Esto proporciona un mejor rendimiento de su presupuesto y te ayuda a mejorar tu tasa de conversión.

Google Analytics ofrece una excelente manera de aumentar la publicidad en línea para tu institución educativa, ya que te permite centrarse en datos demográficos específicos y supervisar el rendimiento de la campaña publicitaria.

El uso de Google Analytics para instituciones educativas es una forma eficaz de sacar más partido a su dinero de marketing educativo Proporciona los análisis necesarios sobre los datos demográficos y la forma en que los estudiantes navegan por los sitios web de las universidades, lo que aumenta la capacidad de las instituciones educativas para dirigirse a su público.

Una característica sorprendente de Google Analytics es que permite a los sitios web académicos acceder a información sobre los usuarios que tienen instalado el software AdBlock. Esto ayuda a los educadores a comprender por qué no hay tantos estudiantes potenciales que visiten ciertas secciones del sitio web, de modo que los administradores pueden elaborar estrategias en consecuencia para mejorar el tráfico del sitio educativo.
Google Analytics muestra dónde está la atención de sus estudiantes, y un mayor tráfico significa un aumento de las inscripciones.

 Finalmente, lo que busca una institución educativa, es aumentar el número de inscripciones. Utiliza Google Analytics para desarrollar un plan de promoción específico que se dirija a los estudiantes con mayor potencial de inscripción en los sitios educativos.

VENTAJAS DE USAR GOOGLE ANALYTICS PARA AUMENTAR TUS INSCRITOS

PARA RECOPILACIÓN DE DATOS

La herramienta de Google Analytics es una forma estupenda para que las universidades e instituciones educativas recopilen datos y mejoren su compromiso con los usuarios. Disponer de estadísticas precisas no sólo beneficia a la universidad, sino que también ayuda a los profesores actuales a crear mejores apuntes/materiales de estudio al saber con qué áreas de estudio tienen dificultades sus estudiantes o en cuáles prosperan. Como la universidad es cada vez más cara en este sentido, es importante disponer de una forma fiable de hacer un seguimiento del éxito de los estudiantes, y la herramienta Google Analytics es una buena base para ello.

Cuantos más estudiantes se comprometan con una institución, más posibilidades tendrán de matricularse y de graduarse en ella. Esto significa que las universidades e instituciones educativas que utilizan el programa Google Analytics tendrán estudiantes más contentos, lo que conduce a un aumento de las inscripciones y a menos abandonos y deudas de los estudiantes.

PARA PUBLICIDAD DE TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Google analytics para la publicidad en las instituciones educativas es una gran herramienta que puede ayudar mucho a los estudiantes y profesores.

Analytics Google es un producto de Google, que se utiliza para analizar los datos de su sitio web. El servicio de analítica web proporcionado por Google utiliza una tecnología denominada “Píxel de seguimiento permanente” que permite realizar un seguimiento de todas las acciones realizadas en su sitio, así como recopilar datos sobre estos eventos e informarlos a través de una interfaz en línea.

Google Analytics para la publicidad en instituciones educativas tiene muchos beneficios: facilita la vida de los estudiantes permitiéndoles acceder a la información mejor y más rápido; ayuda a los profesores a dar un trato más personalizado a sus alumnos; hace que el trabajo en el sitio web oficial de la escuela sea más eficaz y rentable.

Google Analytics para instituciones educativas es extremadamente fácil de usar. No se necesita ninguna experiencia previa en diseño web o programación para trabajar con él, sólo los conocimientos básicos sobre su materia. La interfaz de Google Analytics es muy fácil de usar; todo se puede encontrar donde se espera, y todo tiene su propia etiqueta explicativa al lado. ¡Así que no hay ningún misterio aquí!

Gracias a la herramienta de análisis de la web se pueden poner anuncios y más contenido atractivo y relevante, atrayendo así más fácilmente a su público objetivo y ampliando el alcance de la escuela.

En definitiva, Google Analytics para la publicidad en centros educativos es una herramienta útil que puede facilitar su trabajo; puede hacer que el aprendizaje sea menos complicado y más eficaz; permite dedicar menos tiempo a las tareas rutinarias y dedicar más tiempo libre a actividades creativas como la redacción o el diseño de nuevos materiales.

Google Analytics para colegios es una excelente manera de estar al día de lo que hace cada uno en su sitio web Nunca ha sido tan fácil.

PARA LLEGAR A SUS ESTUDIANTES

Google Analytics for Advertising es una gran herramienta que permite a los administradores escolares llegar a los estudiantes de forma eficaz. Al crear campañas publicitarias con Google Ads, el administrador puede dirigirse a grupos demográficos específicos que se encuentran en las primeras etapas de su carrera educativa. Utilizando la información demográfica disponible a través de Analytics, se puede determinar qué grupos de edad corren más riesgo de abandonar los estudios, y al dirigirse a estos estudiantes específicamente con anuncios que les animen a permanecer en la escuela, se ha demostrado que habrá un aumento en las tasas de graduación.

Dado que se ha demostrado que la ayuda financiera tiene un impacto positivo en los estudiantes al motivarlos para que sigan estudiando, esto demuestra que el uso de Google Analytics puede ser eficaz para dirigirse a las familias de entornos económicos más bajos o a las que recibirían ayuda federal para estudiantes, centrándose en palabras clave específicas como “universidad” o “ayuda financiera”.

Google Analytics for Advertising también permite a los centros educativos dirigirse a las empresas locales con anuncios que animan a las empresas a patrocinar programas educativos en su institución. Al ponerse en contacto con estas empresas directamente, las empresas pueden colaborar para aumentar la concienciación de la comunidad sobre la educación.

El servicio de análisis web permite a los estudiantes obtener una visión objetiva de la actividad de sus compañeros en el sitio web (lo que les ayuda a elegir con quién quieren estudiar), los profesores pueden analizar el progreso de sus alumnos en detalle, encontrar los puntos débiles de su trabajo y ayudarles a superarlos adaptando mejor sus lecciones.

El uso de Google Analytics quizá es la solución que necesitas, no te quedes fuera, hemos entrado a una nueva era en tecnología e innovación educativa y toda herramienta que te facilite y aligere la carga, es bienvenida y funcional para que tu proyecto avance cada vez más.

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Un caso de éxito de lo que Kapta Schools puede lograr

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Un caso de éxito de lo que Kapta Schools puede lograr

¿Sabes cuál es la tasa de conversión de tus aspirantes? Es decir, de todos interesados en inscribirse a tu escuela que te contactan, ¿cuántos realmente terminan convirtiéndose en alumnos? ¿Cuántos se quedan en el camino, ya sea porque no eran aptos o porque se quedaron traspapelados sin darles seguimiento? Un colegio de la ciudad de Querétaro que ofrece educación preparatoria y licenciaturas se puso en contacto con nosotros para inicialmente tener un registro de sus aspirantes en una plataforma online para darles seguimiento hasta su inscripción y estos fueron los resultados que ha obtenido al cabo de cuatro años.

EL ARRANQUE

Nuestro cliente comenzó a utilizar Kapta Schools durante el ciclo 2017-2018. Al final logró registrar 1631 prospectos, de los cuales solo a 64% se le dio seguimiento (1046 prospectos atendidos).

De los 1631 prospectos, 46% pasaron a la siguiente etapa ya sea porque hubo prospectos declinados o porque no se les dio seguimiento, es decir que hubo 755 aspirantes para finalmente, de todos ellos, 751 se convirtieron en alumnos inscritos, es decir el 46% de los 1631 prospectos.

En este primer año se dieron cuenta de dos factores importantes:

  1. Que no todas las personas que contactaban a la empresa se contabilizaban correctamente y un 36% se quedaban sin atender, lo que representaba posibles alumnos que se perdieron en el camino.
  2. Más importante, gracias a la plataforma pudieron detectar qué sucedió con los prospectos no atendidos, por qué se declinó a otros, quién del equipo realizó más inscripciones, cuál fue el medio por el que más se contactaron los prospectos, entre otros factores que les ayudaron a realizar mejoras en sus acciones de marketing e inscripciones.

COMPARATIVO CON EL ÚLTIMO CICLO

Llegó el ciclo 2020-2021 y hasta el momento nuestro cliente ha podido ir ajustando su proceso de inscripciones obteniendo los siguientes resultados:

3296 prospectos (vs. 1631 del ciclo escolar 2017-2018, es decir que prácticamente se duplicó) de los cuales, solo 58% se les dio seguimiento (1921 prospectos atendidos).

Sin embargo, de los 1921 prospectos atendidos, TODOS pasaron a la siguiente etapa (vs. el ciclo 2017-2018 donde de los 1046 prospectos atendidos solo 755 pasaron a la siguiente etapa).

Estos 1921 aspirantes representan el 58% del total de prospectos registrados (vs. el 46% del ciclo 2017-2018).

Finalmente, de todos los prospectos reunidos, 57% llegó hasta el último paso, es decir que hubo 1883 alumnos inscritos.

LAS CIFRAS EN EL AQUÍ Y EL AHORA

Es un hecho que el aumento en cuatro años de 751 alumnos inscritos a 1883 así como de la tasa de conversión de 46% a 57% no es solo cuestión de Kapta Schools sino de la gran labor de las diversas áreas que conforman el colegio, pero a lo largo de esta asociación hemos podido saber que la plataforma sí aporta varias herramientas que han ayudado al equipo a detectar mejor cuáles son las acciones que deben realizar para mejorar no solo su tasa de conversión sino incluso acciones de marketing para atraer a más prospectos. Todo lo anterior incluso en una situación en la que las escuelas particulares se enfrentan a un momento en el que, por un lado, necesitan digitalizar sus procesos de inscripción para trabajar de forma remota, y por el otro, varios alumnos han decidido a las clases remotas de escuelas públicas.

¡Tu institución educativa también puede evolucionar con Kapta Schools! Contáctanos para obtener un demo gratis.

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Blog Marketing para Escuelas

Descarga nuestro documento y prepárate para conseguir más alumnos este próximo ciclo

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Descarga nuestro documento y prepárate para conseguir más alumnos este próximo ciclo

¿Invertiste en publicidad este pasado ciclo escolar y ni así tuviste los resultados que esperabas? Descarga nuestro e-book y conoce primero las peores prácticas para evitar hacerlas y las mejores para aplicarlas y así alcanzar tus metas en el próximo periodo.

EN ESTE BREVE E-BOOK TE MOSTRAREMOS

  • Lo que no: Los errores más comunes que las escuelas realizan para aumentar su matrícula escolar.
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CONVIRTIENDO TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA EN UNA OFERTA ATRACTIVA PARA TUS FUTUROS ALUMNOS

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  • Consejos para tener alumnos en el corto y largo plazo.
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Blog Herramientas Digitales

El mundo de la enseñanza ya no es el mismo que nos tocó a nosotros… y ellos lo saben.

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El mundo de la enseñanza ya no es el mismo que nos tocó a nosotros… y ellos lo saben.

Aún hay personas que no lo conciben pero, así como nuestra forma de comunicarnos e informarnos ha cambiado totalmente gracias a la tecnología, las formas de aprender en los salones de clases también. Problemas que eran comunes en los procesos de educación y de gestión de una institución educativa (que datan del siglo XIX) ahora tienen una práctica solución gracias a apps, software e incluso dispositivos que brindan una amplia gama de posibilidades que, para los que nos tocó aprender con gis, lápiz bicolor, goma y rotafolios, nos parecen sorprendentes.

LAS HERRAMIENTAS PARA ENSEÑAR MEJOR

Las nuevas generaciones tienen cada vez menos facilidad para estar sentados frente a un profesor y un pizarrón durante toda la jornada escolar, y aunque es una capacidad que tienen que adquirir, una clase con más herramientas digitales enriquece mucho más el aprendizaje. Por eso programas como thinglink.com/edu, que permite impartir una clase donde videos, sonidos, visitas virtuales en vista 360° y más; o como socrative.com, que permite aprender mediante una tradicional composición o respondiendo a una pregunta, hasta con juegos y trivias; añaden un dinamismo acorde a la nuevas formas de aprender el mundo. En cuanto a dispositivos, además de las tablets, hay empresas como Samsung School que ofrecen pantallas táctiles ideales para una clase interactiva. No hay que olvidar que todas estas son herramientas y no reemplazan, sino que ayudan al docente para guiar a los estudiantes al conocimiento.

LAS HERRAMIENTAS PARA TRABAJAR EN EQUIPO

El trabajo en equipo entre alumnos es una de las mejores formas de aprender a desarrollar capacidades que les servirán para el futuro. Sin embargo, uno de sus problemas era la organización en el salón de clase y en la organización de las reuniones entre los miembros. Lo mismo sucede con las juntas de padres de familia, que por cierto eran aparte de las clases. Ahora, herramientas como Edmodo.com o ClassDojo.com/es-es permiten conectar a estudiantes, profesores e incluso padres para juntos crear y compartir documentos, fotografías y opiniones. Los profesores cuentan con utilidades como crear grupos de alumnos al azar, enviar carpetas de trabajo digitales a cada equipo y evaluar todo lo anterior de manera práctica, mientras que los padres pueden también unirse en esta comunidad digital educativa compartiendo opiniones y ayuda extra.

LAS HERRAMIENTAS PARA APRENDER MÁS FÁCIL

Uno de los mejores avances de la tecnología es que ha ahorrado a muchos papás tener que buscar una papelería abierta en busca de una monografía o un mapa con división política. Ahora los alumnos tienen toda una variedad de elementos digitales que incentivan la posesión del aprendizaje, ya que aportan a los alumnos no solo algo que aprender sino algo qué hacer, como Kahoot.com, una plataforma basada en juegos y preguntas que acaba con la mala fama que tienen los exámenes entre los alumnos. Por otro lado, están las plataformas que permiten acceder a más contenidos educativos de los que podrían tener los libros de texto seleccionados para el curso, como ck12.org (en inglés) sin mencionar las bibliotecas y enciclopedias digitales multimedia. Todo esto permite brindar una enseñanza personalizada que, más que memorizar, haga comprender, analizar y asentar los conocimientos de una forma más reflexiva.

LAS HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN ESCOLAR

Si las herramientas para el salón de clases son muchas, también otras áreas de la escuela se ven beneficiadas por la tecnología: Animoto.com, por ejemplo, es una plataforma crear fácilmente videos para el área de marketing de la escuela, ya sea para conectar con la comunidad escolar como para dar a conocer a nuevos prospectos las bondades del colegio. Desde luego, también está nuestra plataforma Kapta, que permite hacer más eficaz la atención de los prospectos y simplificar el proceso de inscripción.