Así funciona un CRM para escuelas

Quizá en tu búsqueda de CRM has encontrado varias opciones pero no muchas que se adapten del todo al proceso de inscripción de tu institución educativa; pues bien, aquí te contamos qué hace Kapta Schools para ayudarte a comparar y elegir la mejor opción.

Nosotros dividimos sus funciones en cinco rubros:

1. Registro de prospectos
2. Atención y seguimiento
3. Evaluación y documentación
4. Inscripción, recibos y pagos
5. Reportes

Para un registro de prospectos más eficaz

En primer lugar, como todo CRM, Kapta School te permite introducir la información de cada aspirante para que esté disponible en la base de datos de tu escuela y así tu equipo pueda darle seguimiento. Aquí toda la informacióne está en la nube, de modo que no es necesario instalar ningún tipo de software y tu personal puede acceder desde cualquier computadora que tenga internet en cualquier lugar.

Los registros pueden llenarse con toda la información que desees añadir sobre el candidato. Cada registro queda identificado con la hora y fecha en que fue realizado así como con el nombre de quién lo registró. La información del aspirante puede ser corregida y aumentada tantas veces como deseen; asimismo, cada que hay un cambio o actividad, esta se refleja en el historial. No tienes límite de registros.

Tú y tu equipo pueden visualizar de forma concentrada todos los registros e identificar visualmente en qué etapa del proceso se encuentran (se puede marcar como prospecto, aspirante, declinado o alumno inscrito).

Atención y seguimiento de candidatos

La parte fundamental de todo CRM es permitir a las empresas dar una atención personalizada y cuidadosa a los clientes. En el caso de Kapta, esto es posible gracias a las siguientes acciones:

• CREAR ALERTAS - Tu equipo podrá programar recordatorios con descripciones y comentarios para que no olvide compromisos con el cliente como solicitar documentos, enviar solicitudes de pago o lo que deseen.
• AGENDAR - También es posible marcar en un calendario la visita de un aspirante al campus o una llamada y recibir un recordatorio el día que se lleven a cabo.
• REGISTRAR LLAMADAS - Kapta tiene un campo especial para registrar por escrito las llamadas realizadas y lo que se mencionó en cada una.
• ASIGNAR - Se puede asignar a un compañero del equipo el seguimiento de un prospecto en particular.
• CAMBIAR DE ETAPA - Una vez que el miembro del equipo tenga todos los requisitos del aspirante, lo puede pasar a la siguiente etapa.

Evaluación y documentación

Kapta te permite generar checklists donde puedas ir validando la recepción de documentos de aspirantes con fecha y hora. Esta lista puede ser personalizada para cada nivel y área de tu oferta académica. En caso de que queden pendientes documentos, puedes programar una alerta para solicitarla. Recuerda que estas acciones generan un registro en el histórico que estará disponible en todo momento.

También puedes tener un campo para validar que todos los datos tanto académicos como personales del aspirante estén correctos y validados antes de poder descargar su ficha de inscripción para enviarlo a caja a pagar.

Inscripción, pagos y registros

Kapta School te permite crear un catálogo de pagos, incluyendo descuentos en caso de tenerlos, para cada una de tus ofertas económicas.

Aunque nuestro CRM para escuelas todavía no permite aceptar pagos, tu equipo sí podrá indicar en él si el pago ya se realizó para pasarlo a la siguiente etapa: alumno inscrito. En esta etapa Kapta puede generar la ficha de inscripción del alumno de forma digital para que se pueda imprimir. Del mismo modo, una vez realizado el pago, se puede indicar en Kapta para que se genere automáticamente un recibo de pago. Estos dos documentos se deben solicitar al equpo de Kapta al momento de activar la cuenta.

Y queda una parte muy especial: los reportes, pero eso lo veremos en la próxima entrada de este blog.