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Kapta CRM SCHOOLS

14 de agosto de 2020 en Herramientas digitales

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¿Sabes cuál es la tasa de conversión de tus aspirantes? Es decir, de todos interesados en inscribirse a tu escuela que te contactan, ¿cuántos realmente terminan convirtiéndose en alumnos? ¿Cuántos se quedan en el camino, ya sea porque no eran aptos o porque se quedaron traspapelados sin darles seguimiento? Un colegio de la ciudad de Querétaro que ofrece educación preparatoria y licenciaturas se puso en contacto con nosotros para inicialmente tener un registro de sus aspirantes en una plataforma online para darles seguimiento hasta su inscripción y estos fueron los resultados que ha obtenido al cabo de cuatro años.

El arranque

Nuestro cliente comenzó a utilizar Kapta Schools durante el ciclo 2017-2018. Al final logró registrar 1631 prospectos, de los cuales solo a 64% se le dio seguimiento (1046 prospectos atendidos).

De los 1631 prospectos, 46% pasaron a la siguiente etapa ya sea porque hubo prospectos declinados o porque no se les dio seguimiento, es decir que hubo 755 aspirantes para finalmente, de todos ellos, 751 se convirtieron en alumnos inscritos, es decir el 46% de los 1631 prospectos.

En este primer año se dieron cuenta de dos factores importantes:

  1. Que no todas las personas que contactaban a la empresa se contabilizaban correctamente y un 36% se quedaban sin atender, lo que representaba posibles alumnos que se perdieron en el camino.
  2. Más importante, gracias a la plataforma pudieron detectar qué sucedió con los prospectos no atendidos, por qué se declinó a otros, quién del equipo realizó más inscripciones, cuál fue el medio por el que más se contactaron los prospectos, entre otros factores que les ayudaron a realizar mejoras en sus acciones de marketing e inscripciones.

Comparativo con el último ciclo

Llegó el ciclo 2020-2021 y hasta el momento nuestro cliente ha podido ir ajustando su proceso de inscripciones obteniendo los siguientes resultados:

3296 prospectos (vs. 1631 del ciclo escolar 2017-2018, es decir que prácticamente se duplicó) de los cuales, solo 58% se les dio seguimiento (1921 prospectos atendidos).

Sin embargo, de los 1921 prospectos atendidos, TODOS pasaron a la siguiente etapa (vs. el ciclo 2017-2018 donde de los 1046 prospectos atendidos solo 755 pasaron a la siguiente etapa).

Estos 1921 aspirantes representan el 58% del total de prospectos registrados (vs. el 46% del ciclo 2017-2018).

Finalmente, de todos los prospectos reunidos, 57% llegó hasta el último paso, es decir que hubo 1883 alumnos inscritos.

Las cifras en el aquí y el ahora

Es un hecho que el aumento en cuatro años de 751 alumnos inscritos a 1883 así como de la tasa de conversión de 46% a 57% no es solo cuestión de Kapta Schools sino de la gran labor de las diversas áreas que conforman el colegio, pero a lo largo de esta asociación hemos podido saber que la plataforma sí aporta varias herramientas que han ayudado al equipo a detectar mejor cuáles son las acciones que deben realizar para mejorar no solo su tasa de conversión sino incluso acciones de marketing para atraer a más prospectos. Todo lo anterior incluso en una situación en la que las escuelas particulares se enfrentan a un momento en el que, por un lado, necesitan digitalizar sus procesos de inscripción para trabajar de forma remota, y por el otro, varios alumnos han decidido a las clases remotas de escuelas públicas.

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