septiembre 18, 2020
Blog, Herramientas Digitales
Así funciona un CRM para escuelas
¿Los procesos de inscripción en tu escuela funcionan bien? Si es así, ¡qué bien! Sin embargo, quizá el potencial para mejorar podría ser mucho mayor y no lo sabes; tal vez estás dejando ir muchos alumnos potenciales o tu equipo encargado de dichos procesos no tiene las herramientas ideales para capitalizar sus aptitudes. Si crees que los procesos de inscripción de tu escuela pueden mejorar, un CRM para instituciones educativas te puede ayudar.
PRIMERO QUISIÉRAMOS RECORDARTE QUÉ ES UN CRM
La tecnología ahora nos permite tener un sistema gestor de relaciones de clientes (Customer Relationship Manager) que concentra toda la información de tus clientes y clientes potenciales para que tu equipo de trabajo pueda darles seguimiento, en este caso antes y durante su proceso de inscripción. Es como tener en un software una agenda de los datos de contacto de tus aspirantes y alumnos, un tablero con el estatus de inscripción en el que están, los folders con su documentación, notas con aclaraciones e incluso los post-its donde pones los recordatorios para realizar llamadas o citas. ¡Todo eso en un solo lugar y al alcance de todo tu equipo!
LAS HERRAMIENTAS MÁS COMUNES EN LAS ESCUELAS
La mayoría de las escuelas dan seguimiento al proceso de inscripción mediante hojas de Excel; es un programa que la mayoría sabe usar, ahorra el papel escrito que se puede traspapelar y a la larga acumula espacio y tiene funciones que facilitan ciertas automatizaciones.
No obstante, un Excel está hecho básicamente para realizar cálculos. Es óptimo para tener visualmente todos los datos de los aspirantes y buscarlos fácilmente pero se queda corta al brindar un verdadero historial de la experiencia con el aspirante (añadir observaciones, el historial de llamadas, quién las realizó y cuándo, qué se dijo…). Si bien se puede, toma bastante tiempo.
Por otro lado, compartir la información de un Excel entre varios miembros de un equipo para entre todos trabajarla puede generar que la información se cruce o se pierda en el camino entre la copia de la copia ya que esto está a merced de errores humanos.
Aunque las fórmulas te pueden ayudar a sacar un reporte global de todos los resultados, las hojas de Excel te pedirán antes que crees el armado de este reporte que será bastante laborioso si lo quieres detallado y bien estructurado.
UNA HERRAMIENTA CREADA ESPECÍFICAMENTE PARA AYUDAR A LAS ESCUELAS
Pensarás: «Bueno, pero así es esto, ¿no? No podría haber una mejor forma de hacerlo». Pues bien, en esta era digital hay cada vez más opciones para mejorar la forma de trabajar de todos. Un CRM para escuelas como Kapta te permite no solo concentrar toda la información sobre tus aspirantes e inscritos sino además:
- Tener toda la información actualizada en tiempo real online: no importa si a tu equipo le toca trabajar desde casa, todos podrán hacerlo siempre que estén conectados a internet. No necesitan descargar ningún programa y todos podrán trabajar con la información actualizada en tiempo real. Si llegaran a perderse los documentos en un archivero o los almacenados en una computadora… en Kapta la información sigue disponible 24/7.
- Obtener de forma automatizada el historial del proceso de cada aspirante: cuándo se subió el registro, qué miembro del equipo lo hizo, observaciones y comentarios… así como identificador de cada etapa para generar un flujo de trabajo claro y detectar qué aspirantes falta de dar seguimiento. Esto ahorrará tiempo para que tu equipo solo tenga que centrarse en los datos del aspirante y brindar tanta información como desee para poder crear una relación más completa con los aspirantes.
- Generar alertas para agendar llamadas y visitas con toda la información del aspirante en pantalla para poder brindar una atención personalizada. También se puede asignar a un miembro del equipo para que se encargue de determinados prospectos.
- Crear listas indicando los documentos necesarios e irlas palomeando conforme se van entregando e incluso generar automáticamente fichas de inscripción y recibos de pago personalizados una vez que se marque la validación de datos y el pago.
- Y finalmente, tener en cualquier momento reportes en tiempo real del desempeño de tu equipo, del proceso de inscripción de los aspirantes, así como de otros medidores que te podrán ayudar a afinar tu próxima estrategia de captación de alumnos.
